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中国中化集团公司统一费用报销系统

发布时间: 2014-06-23 11:53:56  

1.    项目概述
      1.1.    客户简介
      中国中化集团公司(简称中化集团)成立于1950年,现为国务院国有资产监督管理委员会监管的国有重要骨干企业,总部设在泉州。中化集团主业分布在能源、农业、化工、地产、金融五大领域,是中国四大国家石油公司之一,最大的农业投入品(化肥、 种子、农药)一体化经营企业。在国务院国资委业绩考核中,中化集团连续九年、连续三个任期均被评为A级。
      1.2.    业务现状
与久其软件合作前,中化集团日常报销业务主要以手工纸质管理为主,包括手工填单、签字、贴票、报销、财务入账等,并在Excel表格中登记费用台账与费用预算执行情况。随着中化规模的不断扩大、报销业务量不断增加,纸质单据填写易出错,流转效率低、手工统计费用信息造成管控滞后的弊端日益凸显。
      1.3.    建设目标
以费用预算为起点,建立覆盖全集团各级次、全业务的费用预算与控制体系,建立从费用预算、申请、借款、报销、支付、查询预警专题及凭证处理等费用支出的全过程线上管控中心,建立从集团门户、费用报销、资金支付、财务核算、邮件、通知服务等完整业务链条,做到费用支出业务的规范化、精细化、自动化,减少人工消耗。


2.    项目建设内容

      建设内容包括费用预算管理、费用执行管理、支付管理、凭证处理、基础数据管理、资产管理等,实现日常报销业务从申请、借款、报销、支付到财务入账、查询分析的一体化管理。
 
                                                   中化统一费用报销系统功能模块及业务内容
      2.1.    费用预算管理
      费用预算管理主要为费用控制提供依据,编制内容以费用预算为主。
      预算编制:根据中化对预算管控的需要,分别设计了成本中心、部门、人员、项目、定额等角度的费用预算编制表。
      预算调整:主要是对费用预算科目级的金额调整。
      控制策略:为中化制定了成本中心、部门、项目、定额、资产等五大类共计十余种控制策略,以满足对不同费用科目的控制需求。
      2.2.    费用执行管理
      系统以单据作为费用业务载体,配以审批流程对费用的支出进行监控。费用支出过程中,系统会以费用预算为参考,根据控制策略自动进行控制。
      单据:根据中化的业务特点,将单据分为申请、借款、报销、还款、退款、分摊等类型,每个类型下根据具体业务设计不同单据。
      审批流程:针对每张单据配置了一个审批流程,包括流程节点、各节点参与者策略、流程流转条件等,审批流程中,到某节点系统自动发送待办事项给相关审批人,保证了业务的运行流畅及权责的清晰划分。
      支付管理:集中支付管理,自动汇聚待支付信息,并自动生成各银行的网银支付格式文件,传递给网银进行支付。
      凭证处理:与核算系统集成,自动生成会计凭证,通过接口传递到核算系统中并返回凭证号,并自动更新报销系统凭证状态。
      查询分析:采用预定义查询将查询分析主题规划为审批情况、借款情况、费用执行情况、综合查询、财务查询等共计46个子主题,方便各级领导及员工及时了解费用预算执行情况。
      2.3.    系统集成
作为中化集团信息化的一部分,目前中化统一费用报销系统与统一用户管理、集团Portal、邮件、HER、SAP、天越ERP等六大系统建立了接口,保证信息渠道的完整顺畅。


3.    项目收益
        业务集中处理
建设统一费用报销系统后,为全集团提供了统一了费用报销平台,将以前手工分散处理的业务集中信息化管理,提高了业务处理的规范性、透明性、一致性以及数据的准确性。
        全方位的预算控制
以费用预算为基础,通过定制多种控制策略,将控制机制引入业务发生过程中,在事前事中实时进行预算额度校验并作出相应控制,改变以往只有事后记录的滞后管理方式,用技术手段杜绝费用支出超费用预算的情况。
        固化和落实费用管控制度
借助于系统建设的契机,重新设计单据、优化流程,并将单据、流程、权限、基础数据等内容进行规范和固化,从系统层面保证了中化费用管理制度的严格执行。
 

 
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